Je kleurformules gaan integraal mee
Alle jaren, niet enkel de laatste drie. De originele tekst blijft altijd bewaard, ook als onze uitlezer een oude notatie niet herkent.
Overstappen
De drempel is niet de nieuwe software. Het is je geschiedenis.
Bijna niemand blijft in een traag pakket omdat het traag genoeg is. Men blijft omdat men bang is acht jaar klantgegevens kwijt te spelen. Daarom staat hier precies wat er meegaat, hoe lang het duurt, en wat je zelf moet doen.
Je gegevens zijn van jou — wettelijk
Artikel 20 van de AVG geeft je recht op je eigen gegevens in een machineleesbaar formaat. Wij helpen je die export opvragen en zetten hem om.
Er wordt niets stil gecorrigeerd
Elke opkuis is een voorstel dat jij goedkeurt op je scherm. Wij verzinnen geen namen en gooien niets weg zonder dat iemand het gezien heeft.
Wat er precies meegaat
| Gegeven | Wat ermee gebeurt | Waarom |
|---|---|---|
| Klanten | Volledig mee, na opkuis | Dubbels, omgewisselde voor- en achternamen en agendablokkeringen die als klantfiche genoteerd staan, komen als voorstel op je scherm. |
| Afspraken | Drie jaar volledig, ouder in archief | Drie jaar is wat je in de praktijk raadpleegt. Ouder blijft leesbaar, maar mag je agenda niet vertragen. |
| Kleurformules | Integraal, alle jaren | Dit is de eigenlijke waarde in je bestand. Hier maken we geen uitzondering op. |
| Kassabonnen | Drie jaar volledig, ouder in archief | De boekhoudkundige bewaartermijn is zeven jaar; het archief dekt dat volledig. |
| Producten en voorraad | Huidige stand | Historische voorraadstanden meenemen betekent oude fouten meenemen. We beginnen met een telling. |
| Leveringen | Laatste twee jaar | Genoeg om leveranciersprijzen en bestelgedrag te kennen. |
| Cadeaubonnen | Alleen met openstaand saldo, dubbel geverifieerd | Dit is geld. Elk saldo wordt vóór de cutover naast je oude overzicht gelegd. |
| Geprikte uren | Laatste drie jaar | Zo blijf je binnen de sociale bewaarplicht. |
| Foto’s en documenten | In overleg | Hangt volledig af van wat je huidige pakket effectief teruggeeft. We zeggen je dat vóór we beginnen. |
Verloop
Reken op vier tot acht weken
Het grootste deel van die tijd is wachten op je huidige leverancier, niet werk aan onze kant. Daarom staat dat ook als eerste op de lijst.
Kennismaking en export aanvragen
We bekijken samen wat je effectief gebruikt. Jij vraagt bij je huidige leverancier de dataportabiliteitsexport aan. Dat antwoord kan weken duren, dus begint het daarmee.
Proefimport op je eigen data
Ondertussen halen we op wat via de bestaande koppelingen bereikbaar is en zetten we alles in een aparte oefendatabase. Jij ziet je eigen salon in HairConnect voordat er iets beslist is.
Opkuis goedkeuren
Je krijgt een lijst met voorstellen: dit lijkt een dubbele klant, hier lijken voor- en achternaam omgewisseld, dit lijkt geen klant maar een blokkering. Jij vinkt aan wat klopt. Wij corrigeren nooit stil.
Instellen en oefenen
Diensten met hun duur én inwerktijd, prijzen, btw, werkschema’s, e-mailteksten en je boekingspagina in jouw huisstijl. Je team oefent op de echte gegevens.
Cutover op een sluitingsdag
Bij voorkeur op een dag dat het salon dicht is. Finale data-inhaal, cadeaubonsaldi geverifieerd, boekingslink omgeleid naar je eigen domein.
Eén maand vangnet
Je oude pakket blijft nog een maand in leesmodus staan. Pas als alles draait, zeg je op — en let op de opzegtermijn: jaarcontracten lopen vaak stilzwijgend door.
Jouw deel
Wat wij niet voor je kunnen doen
- De export aanvragen bij je huidige leverancier. Jij bent daar de klant, niet wij.
- De opkuisvoorstellen doornemen. Bij zesduizend klanten is dat een paar uur, verspreid over enkele avonden. Alleen jij weet of "Van Eckere" en "Van Ekeren" dezelfde persoon zijn.
- Je oude boekingslink laten uitdoven. Die staat in je mailhistoriek, op je Google-profiel en misschien op een QR-code aan de deur.
- Je terminalcontract nakijken. Een betaalterminal die je bij je software huurt, gaat niet mee.
- Je opzegtermijn nakijken vóór je opzegt.
- Je team een uur laten oefenen vóór de cutover. Dat ene uur scheelt een week frustratie.
Geen kleine lettertjes
Wat we níét beloven
- Gaat echt alles mee?
- Nee. Drie jaar afspraken en kassabonnen komen in de actieve database, ouder materiaal in een archief dat je kan raadplegen maar niet bewerken. Kleurformules zijn de uitzondering: die gaan integraal mee, alle jaren.
- Is de overstap risicoloos?
- Nee. Daarom blijft je oude pakket een maand in leesmodus staan, verifiëren we cadeaubonsaldi twee keer, en kiezen we een sluitingsdag voor de cutover.
- Is de import perfect?
- Nee. Een bestand van acht jaar bevat dubbels, omgekeerde namen en fiches die geen klant zijn. Wij maken die zichtbaar in plaats van ze te verbergen. Wat onze uitlezer van je kleurformules niet begrijpt, blijft gewoon als originele tekst staan.
- Koppelt het meteen met mijn boekhouding?
- Dat hangt af van je boekhoudpakket. Vraag het tijdens de demo, dan krijg je een ja of een nee in plaats van een misschien.
- Hoe lang duurt het echt?
- Vier tot acht weken, waarvan het grootste stuk wachten is op je export. Belooft iemand je "volgende week", dan heeft die je bestand niet gezien.
Laat ons eerst naar je bestand kijken
Vóór er iets beslist wordt, weten we samen wat er in je huidige pakket zit en wat daarvan overkomt.